Первая неделя на новой работе: полный чек-лист документов и ваши права при трудоустройстве

Новая работа всегда начинается с оформления документов для трудоустройства. И если вы думаете, что достаточно просто прийти с паспортом и улыбкой — спешу разочаровать. Современное трудоустройство требует целой пачки документов, причем некоторые из них вы даже не ожидаете увидеть в списке.

Самая распространенная проблема первой недели на новой работе — это когда в отделе кадров вдруг выясняется, что чего-то не хватает. Вы бегаете по инстанциям, теряете время, а работодатель косо смотрит и думает о вашей организованности. Знакомая ситуация?

Давайте разберемся, какие документы нужны для трудоустройства и что именно нужно подготовить заранее. Базовый набор включает паспорт, СНИЛС, ИНН и документы об образовании. Но это только верхушка айсберга полного перечня документов для работы.

Многие забывают про трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности. Если вы меняете работу, обязательно заберите бумажную версию у предыдущего работодателя или запросите форму СТД-Р. Без этого документа новый работодатель не сможет правильно оформить ваш трудовой стаж.

Отдельная история с медицинскими справками при трудоустройстве. Для офисной работы они обычно не нужны, но если вы устраиваетесь в общепит, детское учреждение или на производство — готовьтесь к медосмотру. Причем медицинскую книжку часто нужно оформлять за свой счет еще до официального оформления на работу.

Военный билет — еще один камень преткновения для мужчин до 27 лет при трудоустройстве. Без него многие компании просто откажутся заключать трудовой договор. И да, справка из военкомата о том, что вы состоите на учете, тоже подойдет для оформления.

Теперь о документах, которые может потребовать работодатель при приеме на работу, но не имеет права требовать в обязательном порядке:

Справка об отсутствии судимости (только для определенных должностей)
Характеристика с предыдущего места работы
Рекомендательные письма от работодателей
Справка о доходах за последние два года

Важный момент при оформлении документов: если работодатель требует оригиналы документов для хранения — это нарушение ваших прав. Отдел кадров имеет право снять копии, но оригиналы должны остаться у вас. Исключение — только трудовая книжка, если вы выбрали бумажный формат ведения.

Что делать, если какого-то документа для трудоустройства нет? СНИЛС можно получить через работодателя — он сам подаст заявление в Социальный фонд России. ИНН тоже не критичен для первичного оформления на работу, хотя бухгалтерия будет не в восторге.

Первая работа после учебы — особый случай при трудоустройстве. Трудовую книжку заведет работодатель, СНИЛС поможет оформить, но диплом об образовании придется предоставить обязательно. Если диплом еще не готов, попросите справку из вуза о том, что вы закончили обучение.

Совет из практики оформления на новую работу: сделайте заранее по 3-4 копии каждого документа. В крупных компаниях кадровые документы могут потребоваться не только HR-отделу, но и службе безопасности, бухгалтерии, непосредственному руководителю. Это поможет сэкономить время и нервы в первые дни работы.

Обязательные документы для трудоустройства: полный список от паспорта до СНИЛС

Каждый обязательный документ для трудоустройства имеет свои нюансы, о которых лучше знать заранее. Начнем с паспорта — казалось бы, что может быть проще? Однако здесь есть подводные камни.

Паспорт гражданина РФ должен быть действующим при оформлении на работу. Звучит очевидно, но количество людей, которые приходят устраиваться с просроченным документом, поражает воображение. Обязательно проверьте срок действия, особенно если вам недавно исполнилось 20 или 45 лет — именно в эти периоды требуется замена паспорта.

СНИЛС для трудоустройства теперь существует в электронном виде. Зеленую ламинированную карточку больше не выдают с 2019 года. Достаточно знать свой номер СНИЛС или иметь уведомление о регистрации в системе индивидуального учета. Номер можно узнать через портал Госуслуги или в любом МФЦ.

С ИНН при трудоустройстве ситуация интересная. Формально это необязательный документ для оформления на работу, но попробуйте объяснить это бухгалтерии. Если свидетельства о постановке на налоговый учет нет, хотя бы узнайте свой номер ИНН через сайт ФНС — этого обычно достаточно для первичного оформления.

Документы об образовании при трудоустройстве требуют особого внимания. Нужен именно тот уровень образования, который указан в требованиях к должности. Устраиваетесь инженером — готовьте диплом о высшем техническом образовании. Идете продавцом — достаточно школьного аттестата.

Полный перечень обязательных документов для трудоустройства:

Паспорт гражданина РФ (или вид на жительство для иностранных граждан)
СНИЛС или уведомление о регистрации в системе персонифицированного учета
Документы воинского учета (для военнообязанных мужчин)
Диплом, аттестат или сертификат об образовании соответствующего уровня
Трудовая книжка или форма СТД-Р (при наличии трудового стажа)
Справка о наличии/отсутствии судимости (для специфических сфер деятельности)

Медицинская книжка при трудоустройстве — отдельная тема. Для работы в образовании, медицине, общественном питании, торговле продуктами питания она обязательна по закону. Оформление медкнижки занимает от 3 до 7 рабочих дней и стоит от 2000 до 5000 рублей в зависимости от региона.

Процедура получения медицинской книжки включает осмотр терапевта, анализы крови и мочи, флюорографию, осмотр дерматолога. Для работы с продуктами питания добавляется анализ на кишечные инфекции. Медкнижка действительна один год, после чего требуется повторное прохождение медосмотра.

Специализированные документы зависят от сферы деятельности. Водителям понадобится водительское удостоверение соответствующей категории. Для работы с опасными веществами требуется удостоверение о прохождении специального обучения. Должности с материальной ответственностью могут потребовать справку об отсутствии задолженностей.

Выпускники вузов часто сталкиваются с требованием предоставить справку с места учебы при трудоустройстве. Это необходимо, если диплом еще не получен, но обучение завершено. Справка должна содержать информацию о сроках обучения, специальности и предполагаемой дате выдачи диплома.

Критически важная деталь: все справки для трудоустройства имеют ограниченный срок годности. Справка о судимости действительна 3 месяца, медицинские заключения — от одного месяца до года. Не готовьте документы слишком заранее, чтобы избежать повторного оформления.

Что должен оформить работодатель: трудовая книжка и кадровые документы

Пока вы собираете документы для трудоустройства, работодатель выполняет свои обязанности по оформлению сотрудника. У него есть четкий список действий, и знать этот перечень полезно каждому работнику для контроля процесса приема на работу.

Трудовой договор — основной документ при оформлении на работу. Его должны составить в двух экземплярах и выдать вам на руки не позднее трех дней с момента фактического допуска к работе. Один экземпляр остается у сотрудника, второй хранится в отделе кадров.

Внимательно изучайте содержание трудового договора. В нем должны быть четко прописаны: наименование должности, размер оклада, режим работы, дата начала трудовой деятельности, условия труда. Если какие-либо пункты не соответствуют договоренностям с собеседования — не подписывайте документ до внесения корректировок.

Приказ о приеме на работу издается на основании заключенного трудового договора. Работодатель обязан ознакомить вас с приказом под подпись в течение трех рабочих дней. Копию данного приказа вы можете запросить для личного архива — это ваше законное право.

Оформление трудовой книжки требует особого контроля. Если вы предоставили бумажную версию, запись о новом месте работы должна появиться в течение недели. Обязательно проверьте корректность внесенной информации: полное название организации, точное наименование должности, дата приема, номер и дата соответствующего приказа.

При переходе на электронную трудовую книжку работодатель выполняет следующие действия:

Принимает от сотрудника заявление о выборе формы ведения трудовой книжки
Вносит финальную запись в бумажную версию о переходе на электронный формат
Возвращает бумажную трудовую книжку сотруднику на руки
Передает сведения в Социальный фонд России до 25 числа следующего месяца

Личная карточка работника (унифицированная форма Т-2) заполняется специалистом отдела кадров на основании предоставленных документов. Сотрудника просят проверить правильность внесенной информации и поставить подпись. Данный документ служит основой для подготовки различных справок и отчетности.

При отсутствии СНИЛС у нового сотрудника работодатель самостоятельно подает заявление в Социальный фонд России. Номер СНИЛС присваивается в течение пяти рабочих дней. Бумажное свидетельство больше не выдается — только электронное уведомление.

Проведение обязательных инструктажей — это законодательное требование, а не формальность. В первый рабочий день сотрудника знакомят с правилами внутреннего трудового распорядка, должностной инструкцией, положением об оплате труда, коллективным договором при его наличии.

Инструктаж по охране труда проводится до начала самостоятельного выполнения трудовых обязанностей. После прохождения в специальном журнале ставится отметка с подписью сотрудника. Отказ от инструктажа недопустим — без него работника не допустят к выполнению обязанностей.

Каждому новому сотруднику присваивается табельный номер для учета рабочего времени. Запомните или запишите этот номер — он понадобится при оформлении пропуска, получении спецодежды, доступе к корпоративным системам.

Организация банковской карты для выплаты заработной платы входит в обязанности работодателя. Обычно процесс занимает первые две недели работы. До получения корпоративной карты зарплату выдают через кассу или переводят на личную банковскую карту сотрудника.

Первая работа без опыта: какие документы нужны и что делать с отделом кадров

Выпускники вузов и колледжей сталкиваются с особыми нюансами при первом трудоустройстве без опыта работы. Отсутствие трудового стажа создает специфические вопросы в процессе оформления документов. Разберем пошагово алгоритм действий для молодых специалистов.

Главное преимущество при трудоустройстве без опыта — работодатель понимает, что многих стандартных документов у выпускника просто не может быть. Трудовую книжку оформят в компании, СНИЛС помогут получить, даже с ИНН могут оказать содействие. Однако это не означает, что можно прийти совершенно неподготовленным.

Диплом или справка об окончании обучения — ваш основной документ при первом трудоустройстве. Если защита дипломной работы состоялась, но сам документ находится в печати, обязательно получите справку в деканате. В ней должны быть указаны специальность, присвоенная квалификация и планируемая дата выдачи диплома.

Первое посещение отдела кадров может вызвать растерянность. Специалисты зададут множество вопросов, к которым стоит подготовиться заранее:

Выясните свой номер ИНН (проверить можно на официальном сайте ФНС даже без свидетельства)
Решите вопрос с форматом трудовой книжки (бумажный или электронный вариант)
Подготовьте банковские реквизиты для перечисления заработной платы
Соберите контактные данные родственников для экстренной связи

Заявление о приеме на работу составляется по установленному в организации образцу. Не стесняйтесь просить пример оформления — это абсолютно нормальная практика для новичков. В заявлении обязательно указывается точное название должности, структурное подразделение, желаемая дата начала трудовой деятельности.

Испытательный срок для молодых специалистов регулируется особыми правилами. При трудоустройстве по полученной специальности в течение года после выпуска испытательный период не может превышать трех месяцев. Это законодательное преимущество выпускников — обязательно используйте его.

Согласие на обработку персональных данных — обязательный документ при оформлении. Внимательно изучите, какая информация и для каких целей будет использоваться компанией. У вас есть право ограничить применение персональных данных исключительно рабочими задачами.

Анкета нового сотрудника часто содержит неожиданные для выпускника вопросы. Семейное положение, наличие детей, адреса проживания родственников — эта информация необходима для оформления социальных льгот и налоговых вычетов. Заполняйте анкету честно, поскольку данная информация защищена трудовым законодательством.

Фотографии размером 3х4 см потребуются для личного дела и изготовления пропуска. Рекомендуется сделать несколько экземпляров сразу — они пригодятся в дальнейшем. Стандартные требования к фотографии: светлый фон, деловой стиль одежды, качественное изображение.

Заявление на получение налогового вычета целесообразно подать сразу при оформлении. Стандартный вычет предоставляется всем работникам, имущественный — при покупке недвижимости, социальный — при оплате обучения или медицинских услуг. Правильное оформление вычетов увеличивает сумму заработной платы к получению.

В крупных организациях новых сотрудников направляют на проверку службой безопасности. Это стандартная процедура, включающая верификацию паспорта, диплома, проверку на отсутствие судимости. Процесс обычно занимает от 3 до 5 рабочих дней.

Ваши права при оформлении на работу: что работник может требовать и от чего отказаться

Знание трудовых прав при оформлении на работу защитит вас от недобросовестных работодателей. К сожалению, нарушения трудового законодательства встречаются даже в крупных компаниях, и игнорировать их недопустимо.

Работодатель не имеет права требовать документы, не предусмотренные Трудовым кодексом РФ. Справка о составе семьи, выписка с банковского счета, характеристика от соседей — все это незаконные требования при трудоустройстве. Вежливо откажитесь и сошлитесь на статью 65 ТК РФ, которая четко регламентирует перечень необходимых документов.

Оригиналы документов при трудоустройстве должны оставаться у работника. Единственное исключение — бумажная трудовая книжка, которая хранится в отделе кадров до момента увольнения. Паспорт, диплом об образовании, СНИЛС — работодатель имеет право только снимать копии этих документов.

Требование внести залог или оплатить процедуру оформления является мошенничеством. Все расходы на оформление нового сотрудника по закону несет работодатель. Даже обязательный предварительный медицинский осмотр оплачивается за счет средств организации.

Каждый работник имеет право получить копии документов, связанных с трудовой деятельностью. Копия трудового договора, приказа о приеме на работу, должностной инструкции — все это выдается по первому требованию в течение трех рабочих дней согласно трудовому законодательству.

Испытательный срок при трудоустройстве не означает ущемление в правах. Размер заработной платы не может быть ниже, чем у коллег на аналогичной должности. Все трудовые гарантии и компенсации распространяются на работника в полном объеме. Увольнение в период испытания возможно только за профессиональное несоответствие должности с письменным обоснованием.

Отказ в приеме на работу обязательно должен быть мотивированным. При получении отказа требуйте письменное обоснование решения. С данным документом можно обратиться в государственную инспекцию труда или судебные органы. Дискриминация по признакам пола, возраста, места жительства является прямым нарушением трудового законодательства.

Что вы можете законно потребовать при оформлении на работу:

Письменный трудовой договор до фактического начала трудовой деятельности
Ознакомление со всеми локальными нормативными актами организации
Детальное описание трудовых обязанностей и функций
Полную информацию о системе оплаты труда и премирования
Четкий график работы и предоставления отпусков
Подробные условия социального пакета и льгот

От каких процедур можно отказаться без негативных последствий: проверка на полиграфе (детекторе лжи), психологическое тестирование, анализ профилей в социальных сетях. Данные процедуры не являются обязательными по трудовому законодательству, несмотря на попытки работодателей представить их как необходимость.

Навязывание платных услуг в процессе оформления — распространенное нарушение трудовых прав. Изготовление банковской карты для зарплаты, оформление пропуска, выдача спецодежды — все это предоставляется работнику бесплатно. При требовании оплаты фиксируйте нарушение и подавайте жалобу в трудовую инспекцию.

Конфиденциальность персональных данных — неотъемлемое право каждого работника. Работодатель не может передавать личную информацию третьим лицам без письменного согласия сотрудника. Размещение фотографии и персональных данных на корпоративном сайте также требует предварительного разрешения.

При нарушении трудовых прав не следует молчать. Государственная инспекция труда принимает жалобы, включая анонимные обращения. Горячая линия Роструда функционирует круглосуточно. Профсоюзная организация при ее наличии обязана защищать интересы работников даже в период испытательного срока.

Чек-лист для работника: проверяем правильность оформления и необходимые документы

Подведем итоги успешного оформления на новую работу. Чтобы ничего не упустить в процессе трудоустройства, используйте этот практический чек-лист — распечатайте или сохраните в телефон. Отмечайте выполненные пункты и уверенно начинайте трудовую деятельность.

За неделю до первого рабочего дня проверьте готовность всех документов для трудоустройства. Паспорт действителен и не требует замены? СНИЛС имеется или хотя бы известен номер? Военный билет находится под рукой? Диплом об образовании в сохранности? Эти базовые проверки сэкономят массу времени и нервов.

Подготовьте копии всех документов заранее. Рекомендуется иметь запас — по 5 экземпляров каждого документа. Копии должны быть четкими, качественными, без обрезанных краев. При возможности заверьте их у нотариуса — некоторые работодатели высоко ценят такую предусмотрительность.

В первый рабочий день обязательно возьмите с собой:

Папку с оригиналами и копиями всех необходимых документов
Ручки (синюю и черную для заполнения различных форм)
Блокнот для фиксации важной информации и контактов
Реквизиты банковской карты для оформления зарплатного проекта
Заранее подготовленный список вопросов к специалисту отдела кадров

При получении трудового договора тщательно проверьте ключевые условия. Наименование должности точно соответствует согласованному на собеседовании? Размер оклада указан корректно? Дата начала трудовой деятельности соответствует договоренности? Место выполнения работы определено конкретно? Любые несоответствия необходимо обсуждать немедленно.

После подписания трудового договора убедитесь в получении своего экземпляра. На документе должны присутствовать подпись руководителя и официальная печать организации. Храните договор дома в безопасном месте — он имеет критическое значение при возникновении трудовых споров.

Контролируйте процесс внесения записи в трудовую книжку. Запись должна появиться в течение 5 рабочих дней с момента оформления. Формулировка должна точно соответствовать штатному расписанию, без сокращений и исправлений. Номер и дата приказа о приеме должны совпадать с подписанными документами.

Зафиксируйте все полученные от работодателя документы. Должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка, положение о системе премирования — вся эта документация пригодится в работе. Создайте электронные копии путем сканирования или фотографирования для удобного доступа.

Обязательно запишите критически важные даты и сроки. Дата окончания испытательного срока, график выплаты аванса и заработной платы, сроки подачи заявлений на отпуск — эта информация поможет эффективно планировать первые месяцы трудовой деятельности.

Сохраните контактную информацию ключевых сотрудников. Телефоны специалиста отдела кадров, бухгалтера по заработной плате, непосредственного руководителя, IT-специалиста для получения системных доступов. Не стесняйтесь уточнять контакты — это производственная необходимость.

Контрольные вопросы для самопроверки после первой недели работы: имеется ли подписанный экземпляр трудового договора? Известен ли точный размер заработной платы после налоговых вычетов? Понятны ли должностные обязанности и функции? Получен ли полный доступ к рабочему месту и необходимым инструментам?

Если на все контрольные вопросы получены положительные ответы — поздравляем, этап оформления пройден успешно. При наличии неясностей не откладывайте их решение — выясняйте все немедленно. Первая неделя формирует основу для всех последующих трудовых отношений с работодателем.